SEGRETERIA
OBIETTIVI
Avere un chiaro quadro della situazione inerente le varie fraternità, in termini di professi, accolti, simpatizzanti
La segreteria rappresenta la memoria storica di una fraternità: una Fraternità dove non funziona la segreteria è una Fraternità senza storia!
Comunicare e essere pratici.
PRIORITÀ
– redazione verbali consiglio
– redazione cronaca della fraternità regionale
– organizzazione archivio
– tenuta ed aggiornamento rubrica fraternità locali, con contatti, dati consigli locali, scadenze mandati consigli locali, assistenti locali, con acquisizione di relazione di fine anno fraterno e bilanci consuntivi
-censimento fraternità locali
– redazione bozze di circolari e corrispondenza con consiglieri regionali e consigli locali
– Stimolare le fraternità a rispettare le tempistiche stabilite nelle circolari
– Essere chiari nelle richieste.
PROPOSTE
Arrivare a tutte le fraternità, per poter raccogliere tutte le informazioni inerenti la costituzione della fraternità, in termini di simpatizzanti, accolti, professi, per avere un quadro quanto più esatto possibile dei numeri che abbiamo in regione Campania.
– i verbali siano conclusi con riepilogo atti deliberati, numerati dall’inizio dell’anno con numerazione continua
– archivio on-line dei verbali e degli atti del consiglio (in area riservata per consiglieri regionali), estrazione di atti di consiglio a “valenza universale” da pubblicare on-line su area ad accesso libero
organizzare un database con tutte le informazioni riguardanti le fraternità locali (nome fraternità, sede, elenco professi…), associando a dette informazioni anche la documentazione più importante (in formato elettronico) riguardante la vita della fraternità (decreto di erezione canonica, reviviscenza, sospensione, ricorsi…).
Rafforzare la struttura della segreteria, in occasione di eventi regionali, organizzando, preventivamente, il modus operandi il giorno dell’incontro.
Predisporre e ordinare una modulistica comune, per i vari atti della vita di fraternità.
Proporre di inviare le circolari anche a mezzo Whatsapp, inserirle sul sito in una sezione dedicata e o condividere a mezzo messaggio telefonico il link con Google Drive.
LOGISTICA
OBIETTIVI
-Organizzazione logistica per eventi regionali
– Supporto per fraternità zonali e locali
– Fare in modo che tutti gli appuntamenti a carattere regionale che riguardano la vita della Fraternità siano vissuti in sicurezza e senza disagi nell’utilizzazione degli spazi.
PRIORITÀ
– inventario beni, attrezzature, strumenti, materiale di consumo della fraternità regionale
– individuazione almeno n. 2 centri logistici (1 Napoli – 1 Salerno)
– redazione rubrica con schede (contatti, ubicazione, consistenza, costi,….) strutture per eventi
– redazione rubrica fornitori di servizi (noleggio sedie, stands, audio-video, noleggi bus)
– inventario di beni delle fraternità locali che danno disponibilità pere uso regionale
– acquisto di n. 1 furgone n. 9 posti (per trasporto attrezzature, per trasporto persone per eventi regionali ed appuntamenti consiglio)
– organizzazione libreria per eventi
– organizzazione banco commercio equo-solidale e oggettistica fraternità locali per eventi
– La sicurezza di tutti i partecipanti agli eventi.
PROPOSTE
Per quanto riguarda questo ambito bisogna capire meglio come poter vivere questa cosa. Penso che la logistica debba avere una fraternità di servizio che si occupi effettivamente di scendere sul campo nelle varie occasioni di incontri regionali, per scoprire luoghi adatti a vivere le varie attività che il consiglio regionale propone.
-.Creare un database con tutte le strutture presenti in regione che possono essere utilizzate per i seguenti eventi: campi Araldini, capitoli fraterni, ritiri spirituali, scuole di formazione.
– Il database deve essere popolato con le seguenti informazioni:
a) tipologia struttura (convento/palazzetto dello sport/auditorium/scuole)
b) località
c) n° posti letto/capienza
d) tipologia vitto (autogestione/pensione completa)
e) stanze/sale riunioni con n° di posti a disposizione
f) tipologia e n° di bagni
g) parcheggi.
Assicurarsi che le strutture siano sicure e non arrechino alcun danno all’incolumità delle persone.
Definire sempre un referente della logistica per ogni evento che cura i rapporti con le strutture , verifica le esigenze e si reca in loco per verificare eventuali disfunzioni.
Curare le esigenze di eventuali relatori esterni invitati agli incontri.
